5 dicas para melhorar a comunicação nas reuniões virtuais

 No actual contexto em que vivemos, realizar as mais diversas reuniões através de videoconferência tornou-se, não apenas uma necessidade, como um hábito. Contudo, apresentar as ideias presencialmente através de plataformas electrónicas requer um conjunto de cuidados extra de modo a que a comunicação flua sem interrupções. Se seguirmos algumas directrizes poderemos torná-las mais agradáveis e, sobretudo, mais produtivas ao eliminarmos as dificuldades (técnicas e sociais) inerentes.




Eis cinco dicas para retirar o máximo proveito das videoconferências e tornar as reuniões Skype e Zoom mais naturais

1.Use inquéritos online

Com vista a poupar tempo de reunião experimente usar os módulos de inquérito ou sondagem online que o Teams ou o Zoom possuem. Em vez de fazer as perguntas que necessita de fazer a cada um dos participantes, se for possível, coloque-as numa sondagem online. Não se esqueça de prever hipóteses de resposta já que isso irá poupar tempo a todos. Utilize o gráfico estatístico para ter uma visão global das opiniões. 
Usar inquéritos online durante as reuniões é tanto mais importante quanto maior o número de participantes!

2. Torne claro como os participantes poderão interagir entre si

Encoraje a participação mas não deixei que ela perturbe a condução da reunião. Logo no início da videoconferência deixe bem claro as regras e sugira que todos mantenham o microfone desligado (à excepção da pessoa que estiver a falar). Peça para usarem a ferramenta de pedido de palavra (no Zoom é uma mão a acenar). O participante da reunião deve, então, esperar que lhe seja dada a palavra.
É, também, muito útil que um dos participantes fique incumbido de monitorizar o chat da reunião e de responder às solicitações por essa via. Essa mesma pessoa pode até gerir o chat de forma a informar o moderador dos últimos desenvolvimentos. Assim, quem estiver a conduzir a reunião poderá concentrar-se, por inteiro, nas intervenções.

3. Não deixe o "Alguém tem perguntas" para o fim

Ao deixar as perguntas para o fim corre o risco de que as ideias se percam no tempo. Em vez de construir um espaço interactivo artificial (como é no fim) incentive a participação (com regras) desde o ínicio e integre as opiniões e comentários logo que surgirem. Motive a participação de todos assim que as ideias aparecem na discussão e não as deixe desvanecer no tempo. Por vezes, perdem-se excelentes contributos simplesmente porque eles foram reprimidos no momento em que surgiram. E no fim da reunião eles poderão não ser já relevantes ou o seu proponente pode ter desistido, entretanto, de participar porque já está focado no fim da reunião. Não, na reunião em si!

4. Dê tempo suficiente para abrir o debate a todos

Consoante o número de participantes na reunião adeque o tempo necessário a cada um para que possa intervir sem hesitações. Tenha em conta que por cada pessoa que não queira acrescentar nada, existem duas pessoas que esticarão o seu tempo de fala para além do estipulado.

5. Tenha um guião que lhe permita conduzir a reunião sem hesitações ou desvios

Em vez de deixar correr a reunião livremente experimente ordenar um conjunto de tópicos a serem abordados durante a videoconferência. Isso permite-lhe impedir que as reuniões se desviem irremediavelmente dos seus objectivos iniciais e ao mesmo tempo fornece um indicador de quanto tempo falta para a videoconferência chegar ao fim. 
Assim, se tiver 5 tópicos previstos para 60 minutos mas passados 40 minutos ainda estão no primeiro tópico, é fácil perceber que a reunião se encontra atrasada. 





Ponha em prática todas estas cinco dicas e vai conseguir ter videoconferências bem estruturadas, rápidas e interactivas. Se as reuniões forem dotadas destas três características, com certeza, que serão reuniões produtivas. Aproveite bem o seu tempo (e o dos restantes participantes) não desperdiçando as oportunidades de fazer a comunicação fluir da mais natural e efectiva.


Retoricamente, boas reuniões virtuais!



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